Digitale Formulare & Checklisten mit PDF-Formularvorlagen
Überblick
Mit der Funktion für PDF-Formularvorlagen bietet Capmo eine effiziente Möglichkeit, papierbasierte Prozesse in der Bauplanung und -ausführung zu digitalisieren. Statt gedruckte Formulare von Hand auszufüllen, können Sie digitale Vorlagen direkt auf der Baustelle oder im Büro verwenden – mobil und am Desktop.
Warum PDF-Formularvorlagen?
Viele Bauunternehmen arbeiten noch mit gedruckten Checklisten, Protokollen oder Formularen. Das führt zu Medienbrüchen, unnötigem Aufwand und fehlender Transparenz. Mit ausfüllbaren PDFs:
- Reduzieren Sie den manuellen Aufwand
- Minimieren Sie Fehler durch standardisierte Formulare
- Erhöhen Sie Transparenz und Nachverfolgbarkeit
- Sparen Sie Zeit durch digitale Prozesse
Für wen ist diese Funktion gedacht?
| Rolle | Herausforderungen | Vorteile durch digitale Formulare |
|---|---|---|
| Bauleiter | Papierformulare führen zu Intransparenz und Zeitverlust | Digitale Formulare sind schnell verfügbar, ausfüllbar und archivierbar |
| Polier / Qualitätsmanager | Schwierige Dokumentation und Nachverfolgung | Einheitliche, direkt aufrufbare Formulare für alle Baustellen |
| Projektleitung | Mangelnde Übersicht über Prozesse | Bessere Kontrolle durch standardisierte Abläufe |
So funktioniert’s
- Vorbereitung:
- Erstellen Sie eine PDF-Formularvorlage mit dem Tool Ihrer Wahl. Eine Liste mit kompatiblen Tools finden Sie hier.
- Laden Sie die PDF-Formularvorlage in der Firmenadministration in Capmo hoch.
- Ausfüllen von PDF-Formularvorlagen:
- Über den “Hinzufügen” Button in den Dokumenten haben Sie nun die Möglichkeit die gewünschte PDF-Formularvorlage zum Projekt hinzuzufügen.
- Nachdem Sie die PDF-Formularvorlage hinzugefügt haben, können Sie diese ausfüllen und über den “Speichern” Button den aktuellen Stand sichern.
- Abschließen von PDF-Formularvorlagen:
- Sobald Sie keine Änderungen mehr durchführen möchten, können Sie die PDF-Formularvorlage über den Button “PDF abschließen” in ein reguläres PDF umwandeln.
- Das PDF steht nun allen Projektteilnehmern mit den entsprechenden Berechtigungen zur Verfügung.
Wer kann PDF-Formularvorlagen zu Projekten hinzufügen und bearbeiten?
Jeder Mitarbeiter und jeder Gast mit Lese- und Schreibrechten in den Dokumenten kann PDF-Formularvorlagen zu den Dokumenten hinzufügen und bearbeiten.
Vorteile auf einen Blick
- Kein Drucken oder Scannen mehr nötig
- Immer aktuelle Formulare auf allen Geräten verfügbar
- Direkte digitale Archivierung
- Einheitliche Standards für Qualität und Sicherheit
- Effiziente Projektkommunikation