Zusammenarbeit mit Projektteilnehmern - So geht es in der Praxis mit Capmo

Erfolgreich mit Projektteilnehmern zusammenarbeiten dank Capmo – So geht es in der Praxis

Dabei gibt der technische Leiter des erfolgreichen Unternehmens hilfreiche Tipps für die Umsetzung in der Praxis. Sein Arbeitsalltag ist die technische Leitung des Bereichs der Bauleitung, Projektabwicklung und Steuerung. Dabei fällt auch die Organisation externer Fachingenieure in seinen Verantwortungsbereich. 

Anlegen neuer Projekte in Capmo

Zu Beginn eines jeden Projekts werden die Weichen für einen erfolgreichen Ablauf gestellt. Um sicherzustellen, dass hier effizient gearbeitet wird, hält sich der Bauträger an folgende Regeln. 

Vorgehensweise:

1. Neue Projekte werden nur von einer bestimmten Person im Unternehmen in Capmo angelegt.

2. Dieser Projektadmin lädt einen stellvertretenden Projektadmin und den Bauleiter zum Capmo-Projekt ein.

3. Der Bauleiter lädt alle weiteren internen und externen Projektteilnehmer zum Capmo-Projekt ein.

Ergebnis:

• Durch die klaren Regeln wird vermieden, dass Projekte doppelt in Capmo angelegt werden.

• Es wird sichergestellt, dass alle Personen, die Zugang zum Projekt benötigen, entsprechend Zugang erhalten.

Pflegen des aktuellen Planstands in Capmo

Damit jeder Projektteilnehmer jederzeit einen aktuellen Planstand einsehen kann, hat das Unternehmen Capmo zum zentralen Ort für Baupläne gemacht. 

Vorgehensweise:

1. Externen Fachingenieure und Architekten haben Nutzungsrechte in Capmo, die es ihnen erlauben Pläne in Capmo hochzuladen und zu bearbeiten.
   Siehe dazu auch: Rechteeinstellungen für externe Architekten und Planer

2. Externe Fachingenieure und Architekten tragen die Verantwortung, dass der aktuelle Planstand in Capmo zu finden ist. 

3. Neue Pläne werden von den Fachingenieuren und Architekten direkt und ausschließlich in Capmo hochgeladen.

4. Alle Projektbeteiligte werden zu Beginn der Zusammenarbeit darüber informiert, dass der aktuelle Planstand jederzeit in Capmo eingesehen werden kann.

5. Projektteilnehmer tragen die Verantwortung bei ihren Arbeiten den aktuellen Planstand in Capmo zu berücksichtigen.

Ergebnis:

• Bauleiter müssen Pläne nicht mehr an verschiedene Personen wie Statiker und Fachfirmen per E-Mail verteilen und auf einen neuen Planstand hinweisen.

• Handwerker müssen nicht mehr warten, bis aktuelle Pläne geschickt werden, sondern können diese direkt in Capmo einsehen. Veraltete ausgedruckte Pläne auf der Baustelle gehören damit der Vergangenheit an.

Nutzung des Ticketsystems zur Verwaltung von Mängeln, Restarbeiten und offenen Aufgaben

Damit die Arbeit mit dem Ticketsystem reibungslos funktioniert, hat der Bauträger intern Richtlinien etabliert. 

Vorgehensweise:

1. Stellt ein Ticket eine zu erledigende Aufgabe dar, müssen bestimmte Informationen gepflegt werden.

   • Frist für die Erledigung der Aufgabe

   • Für die Aufgabe verantwortliche Person

   • Verortung des Tickets auf dem Plan

   • Ein Foto zur Dokumentation des Aufgabenstatus

   • Eine Beschreibung der anfallenden Aufgabe
     
     Für das Unternehmen ist es wichtig, dass alle anfallenden Aufgaben, Mängel und Restarbeiten rechtssicher dokumentiert werden. Daher erfolgt jegliche Kommunikation zum Aufgabenfortschritt und Nachfragen von Verantwortlichen über die Bemerkungen in Capmo.

2. Stellt ein Ticket eine allgemeine Information und damit keine Aufgabe dar, wird keine Frist hinterlegt. Die Information ist somit als offenes Ticket für die gesamte Dauer des Projekts und darüber hinaus im Projekt hinterlegt.

Interne Zusammenarbeit über Capmo

Bei dem Bauträger nutzen auch fachfremde Abteilungen, wie die kaufmännische Abteilung Capmo. Diese schätzen die Übersichtlichkeit des Programms. 

Vorgehensweise:

Die kaufmännische Abteilung unterstützt den Bauleiter, indem sie bestimmte Aufgaben in Capmo übernimmt. Hierfür haben die Mitarbeiter der kaufmännischen Abteilung eigene Capmo-Zugänge. 

• Versenden der offenen Mängel eines Handwerksbetriebs in Form eines Mängelberichtes direkt aus Capmo.

• Schließen von Tickets, sofern die Beurteilung des Status keine fachliche Kompetenz erfordert.

Ergebnis:

• Da die kaufmännische Abteilung Informationen selbstständig in Capmo einsehen kann, entfallen unnötige Kommunikationsschleifen.
• Zusätzlich wird der Bauleiter in seiner Tätigkeit entlastet.

Zusammenarbeit mit Handwerkern

Der technische Leiter berichtet, dass die Handwerksfirmen, mit denen der Bauträger zusammenarbeitet, zunächst skeptisch waren. „Schon wieder ein neues Programm, dass sie erlernen sollen“, zitiert er. Dennoch war er überzeugt: „Wenn die Handwerker den Mehrwert des Programms gesehen haben, werden Sie es auch nutzen.“ 

Vorgehensweise:

1. Handwerkern im persönlichen Gespräch den Mehrwert, den Capmo für die bereithält, darlegen.

2. Gemeinsame Schulung mit den Handwerkern vor Ort. Dabei wurden die wesentlichen Funktionen, die der Handwerker benötigt (Ticketsystem und Pläne) kurz gezeigt.

3. Gemeinsam eine Routine für die Arbeit mit Capmo entwickeln.

So machen es die Handwerker, mit denen das Unternehmen zusammenarbeitet:

1. Vor der Anfahrt der Baustelle wird Capmo geöffnet und überprüft, welche Tickets offen sind.

2. Benötigtes Material wird eingeladen.

3. Auf der Baustelle wird der aktuelle Planstand eingesehen.

4. Die Arbeiten werden auf der Baustelle erledigt.

5. Abgeschlossene Arbeiten werden per Foto im Ticket dokumentiert und frei gemeldet.

Heute freuen sich die Handwerksbetriebe, mit denen der Bauträger zusammenarbeitet, vor allem über folgende Punkte:

• Der Handwerker braucht auf der Baustelle nur sein Handy, das er sowieso dabei hat, um sich einen Überblick über offene Aufgaben zu verschaffen. Er muss keine E-Mails mehr durchforsten und sich zahlreiche Mängelbescheide ausdrucken.

• Die Handwerker sparen sich viel Zeit, da sie nicht mehr unzählige E-Mails von verschiedenen Personen durchlesen müssen und dann auf der Baustelle nach der richtigen Stelle suchen müssen.

• Im Büro müssen sich die Handwerker keine Gedanken mehr über die Arbeiten auf der Baustelle machen, da sie den Status schon vor Ort dokumentiert und weitergegeben haben.

Abschluss eines Projekts in Capmo

Damit auch beim Abschluss eines Projekts alles glattläuft, hält sich das Unternehmen an folgende Regeln.

Vorgehensweise:

1. Ein Projekt darf erst archiviert werden, wenn es keine offenen Tickets mehr enthält.

2. Ein Projekt darf nur von einer zuvor festgelegten Person archiviert werden. Hier empfehlt es sich, die gleiche Person zu wählen, die auch für die Erstellung von neuen Projekten verantwortlich ist.

Ergebnis: 

• Qualitätsmanagement für abgeschlossene Projekte, da sichergestellt wird, dass keine offenen Aufgaben in Projekten verbleiben.